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【駐在員の仕事】出張アレンジ

ぼくは現在、海外駐在員として会社に勤めています。

入社当時は、「駐在員ってめちゃくちゃ仕事できるし、カッケェ!」とか思っていたのですが、そんな駐在員に自分がなってしまいました。

駐在員は英語がそこそこできるのは当たり前なのですが(と言いつつ今でも何度も聞き返したりしていますが苦笑)、英語ができない人から見て、「英語を駆使して仕事をしている姿」がカッコよく見えるのだと思います。

自分が駐在員になって思うことは、やっていることはそんなカッコイイことではなく、地味な作業の連続だなぁ、ということです。

今回紹介する駐在員の仕事は、「出張支援」になります。以下3点に焦点をあてて説明していきます。

アポ取り

海外企業との打ち合わせを申し込み、日程を調整する作業です。

言葉にしたら簡単なのですが、いざ調整を開始すると、一筋縄では行かないことが多いです。流れとしては大体以下の感じ。

  • 打ち合わせの目的を確認。
  • 日本側の出席者は誰か確認。
  • 相手は誰に出てもらいたいか確認。
  • 当社の希望日時はいつか確認。最低3個は案を提示する。
  • 相手側の都合確認。←回答が中々来ない場合のフォローが発生
  • 擦り合わせ
  • 会食の実施有無の確認
  • 会食場所の選定
  • 費用負担をどちらがするか確認

いやー、、、めんどうですね苦笑 ここら辺をミリミリ詰めていって、出張申請をあげる、というゴールを目指します。日本側出張者は、フライトを確定させなければならないので、早く日程を決めたがります。

打ち合わせの目的とか、相手からは誰に出てもらいたいかなど、日本側の回答が中々出てこなかったから調整ができなかったのに、いざ回答したらすぐに相手と調整しろ!です。さすがにキレそうになる気持ちを抑えて、駐在員の仕事を粛々とこなします。

ロジ確定

(1)ホテル

出張日程がおおむね見えてきたら、そっこーでホテルを抑える必要があります。

時期によっては、有名なホテルが満室になってしまったり、ルームレートが爆上げして泣きそうになります。そういった事態を防ぐためにも、先手先手で動くことです。

ホテル手配は、WebサイトからでOK。ぼくが使っているのはHotels.com。

これのいいところは、10泊宿泊すると、その平均ルームレート分が無料で付与されるというもの。

 

利用できるものは最大限利用しましょう。

 

(2)航空券

これはSky scannerというWebサイト一択でしょう。

https://www.skyscanner.jp/

あらゆるルートを瞬時に検索してくれます。仕事のみならず、プライベートでも重宝しています。

 

(3)現地の移動

空港からホテルまで、ホテルから海外企業まで、海外企業から会食会場へ、会食会場からホテルまで、、、あらゆる場面で移動手段が求められます。

長距離移動であれば、バンやハイヤーを予約しましょう。

タクシーで移動できる距離であれば、Uber一択です。

海外だと、タクシー代の支払いはキャッシュを求められることが非常に多いです。これが地味につらい。現地の通貨を持っていればいいのですが、毎回両替するのも一苦労です。為替リスクも一手に引き受けることになります。

それが、Uberであれば登録しているカードで自動精算されます。これは控えめに言ってもめちゃくちゃ便利です。

Uberを利用された方ならおわかりかと思いますが、運転手のみならず、利用者みながレーティングされています。5点がMaxなのですが、極端に低いと運転手があなたを乗せようとさえしないわけです。運転手としても、マナーの悪い人をあえて乗せたいとは思わないでしょう。

これは、新時代のキーワードである「信頼」がより一層重要であることの証左です。

詳しくは、レイチェル・ボッツマン「TRUST」を読みましょう。

食事手配

接待をするなら接待会場、接待をしなくても社内での食事は必ずあります。

そのさいに、海外駐在員に店のチョイス、もしくは、アイデアの提示が求められます。

よくいく先であれば、自分が行ったことのあるお店であれば実体験と共に提案できます。

そうでない場合は、ネットを活用することが大半でしょう。

Google mapで調べて、そこに記されている評価をもとにチョイス。

Open tableというWebサイトも有名です。こちらに掲載があれば、Web上で店の予約までできてしまう便利なサイトです。海外のレストランだと、電話してもなかなかつながらなかったり、繋がっても英語が訛ってて聞き取れない、ということが起こります。そういう事態を防ぐためにも、Webで予約が完了できるサービスは大変に有り難いと思う訳であります。その場合、海外駐在員の立場が特段不要とも思えるのですが、、、苦笑

ぼくがお勧めしたいのは、海外駐在員として培った人脈を生かして、現地で人気のレストランを聞き出す、というものです。

ネットで調べても、自信をもって決めるのはひじょうに難しいです。まぁ外人と日本人では舌が異なる、という指摘はありそうですが、少なくとも「ローカルで人気な店」というシグナルはあるわけで、失敗してもそこまでして選定したお店、あなたのことを悪く言う人はいないと思います。(信じたい)

 

※その他

日本からの出張者が、土日をまたぐ場合、観光のアレンジを求められたりします。休日返上で対応しなければならない観光アレンジ、ツアーガイドはめちゃくちゃ苦痛です。今回は紹介しませんが、各国の有名スポット、日本人が喜ぶ穴場スポットを中心にお伝えするのも面白いかもしれませんね。

 

以上、参考になったら幸いです。

お読みいただきありがとうございました。

 

 

 

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